Table des matières
Comment élaborer un plan de classement?
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Pourquoi la gestion électronique des documents?
La dématérialisation des documents et des processus métier favorise également le travail collectif, la communication interne et la mobilité professionnelle. L’archivage numérique facilite le respect de la durée légale de conservation selon le type de fichier ainsi que la recherche documentaire.
Quelle est la définition de la GED?
Définition de la GED : la GED ou la Gestion Electronique des Documents reste méconnue des entreprises et pourtant, beaucoup de sociétés grande ou petite commencent à l’utiliser sans même le savoir. La GED est un ensemble de procédés et de technologies qui permettent d’adresser de grands volumes de documents ainsi que de ses données afférentes.
Quels sont les inconvénients de la GED?
Parmi les principaux inconvénients de la GED on retrouve : 1 Des heures de formation pour les collaborateurs 2 Un équipement informatique performant 3 Des risques de fraude et de perte des données More
Quelle est la durée de mise en place d’une GED?
Les entreprises ayant un bagage technique suffisant peuvent s’orienter vers des solutions de GED en Open Source. En moyenne la mise en place d’une GED peut prendre entre 3 et 12 mois. (Note : SimplyGED a été conçu spécifiquement simplifier les processus et se propose de vous offrir une solution préconfigurée en 3 jours chrono.
Comment mettre en place une GED?
Pour mettre en place une GED, il est nécessaire d’avoir des outils informatiques performants. Si votre entreprise n’est pas bien équipée, cela peut impacter la performance du système, mais également provoquer des pannes.
Pour élaborer un plan de classement, il est essentiel : d’avoir le soutien de votre hiérarchie. Le plan de classement est un outil structurel qui touche l’ensemble d’un organisme et qui doit être connu et appliqué par tous pour être efficace ; de l’élaborer en collaboration étroite avec vos collègues.
Pourquoi faire un plan de classement?
Pourquoi mettre en place un plan de classement? Afin de retrouver les documents plus facilement et ainsi uniformiser le rangement des documents dans les services. Savoir de quelle manière accéder à un document et rapidement, peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Quel est le rôle du classement?
Il s’agit d’affecter chaque élément, en l’occurrence un document, à une place bien déterminée (une catégorie, une rangée, etc.). Le classement comprend deux étapes. La première définit la place de chaque type de documents, tandis que le second détermine la place du document dans sa catégorie.
Quel est le classement des factures?
Pour les clients : Les factures sont à classer chronologiquement pour suivre la numérotation des factures. Pour les fournisseurs : Il convient mieux d’avoir un classement alphabétique. Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : Il est plus facile de les faire un classement mensuel.
Comment établir un plan de classement?
Au préalable, il est essentiel d’ établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d’organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
Quelle est la différence entre le classement et le rangement?
Notons qu’il existe une grande différence entre les termes « classement » et « rangement ». Le rangement est l’opération physique qui permet de placer un élément à sa place, alors que le classement se rapporte surtout à une méthode de structuration ou de hiérarchisation d’un élément.